Was ist während einer Videokonferenz zu beachten?
Trotz Homeoffice und keiner direkten Anwesenheit im Büro an Konferenzen teilnehmen! Teams, Zoom, Skype oder auch GoToMeeting. Das alles sind wichtige Begleiter in unserer momentanen Situation. Doch was muss in solch einer digitalen Konferenz beachtet werden? Gibt es eine Art „Knigge“ für diesen Fall?
Welcher Raum sollte am besten für die Videokonferenz genutzt werden? Wie sollte der Hintergrund aussehen? Und sollte die Businesskleidung tatsächlich getragen werden? Dass Videokonferenzen einen großen Vorteil und Flexibilität mit sich bringen ist kein Geheimnis, doch auch diese benötigen, genau wie Bürokonferenzen, ausreichend Vorbereitung.
Zuerst ist die Wahl des Arbeitsplatzes bzw. Raumes wichtig. Es sollte sichergestellt werden, dass Sie sich in einem ruhigen Umfeld aufhalten und nicht von Kindern, Mitbewohnern oder dem Partner gestört werden. Für diese Fälle sollte das Mikrofon in der Zeit, in welcher nicht gesprochen wird, stumm gestellt werden. So lässt sich eine Geräuschkulisse vermeiden und kontrollieren. Zudem sollte, wenn möglich, ein neutraler, aufgeräumter und gut beleuchteter Ort gewählt werden, welcher zusätzlich über eine stabile Internetverbindung verfügt und eine angenehme Arbeitsatmosphäre verschafft.
Sollte die Konferenz in einem Konferenzraum innerhalb des Büros stattfinden, sollte auf die richtige Sitzordnung und Kameraplatzierung geachtet werden. Jeder einzelne Teilnehmer muss gut sichtbar sein und einen guten Blick auf den Bildschirm haben.
Nun zum „Dresscode“. Gibt es einen Solchen überhaupt in Videokonferenzen? Ja!
Hier gilt nahezu die gleiche Verhaltensregel wie in einem alltäglichen Meeting oder persönlichen Treffen innerhalb der Bürowände. Immerhin handelt es sich nicht um eine private Skype Konferenz mit der Familie, Freunden o.ä. auch wenn die gewohnten vier Wände dazu verleiten lassen. Achten Sie also darauf im passenden Kleidungsstil, entsprechend der Bürokleiderordnung, zu erscheinen und erwecken Sie dadurch einen professionellen Eindruck.
Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer der Konferenz Sie gut erkennen und sehen können, Sie sich etwa mittig in der Kamera positionieren und ein freundliches Erscheinungsbild an den Tag legen. Eine deutliche Aussprache, gelegentliche Pausen und direkter Blickkontakt zu den Kollegen ist von Vorteil. Fragen Sie zu Beginn, ob jeder Teilnehmer Sie gut verstehen kann. Greifen Sie bestenfalls zu Kopfhörern, diese schirmen Außengeräusche etwas ab und legen den Fokus auf Ihren Sprechpart.
Bleiben Sie konzentriert. Auch wenn die Versuchung groß ist, mal eben kurz auf das Handy zu schauen, E-Mails zu checken oder eine SMS zu verfassen, sollte dies unterlassen werden. Mitschriften auf einem Notizblatt sind natürlich erlaubt und gerne gesehen, nicht jedoch auf dem Computer, da das Tastengeräusch zur Störung der Konferenz führen kann.
Gerade in unserer momentanen Situation eignet sich eine virtuelle Konferenz sehr gut. Das Aufkommen von Menschengruppen und das nahe Beisammensitzen kann so hervorragend verhindert werden - Themen können aber trotzdem besprochen werden. Man merkt, dass die Videokonferenzen sowohl Arbeitgeber- und nehmern als auch Kunden sehr entgegenkommen und kaum noch wegzudenken sind.
Trotz alledem sollte die o. g. Regeln beachtet und befolgt werden, da eine Videokonferenz nicht zu unterschätzen ist.
Webkonferenzen bringen noch viele weitere Vorteile mit sich. Dazu gehören ebenfalls:
- Weniger Reisekosten
- Eingesparte Reisezeit
- Schnelles „return to desk“
- Umweltfreundliches Arbeiten
- Flexibilität und standortunabhängige Zusammenarbeit
- Visualität (im Gegensatz zu Telefonkonferenzen)
- Regelmäßigerer Austausch möglich
- Weltweiter Austausch innerhalb kürzester Zeit möglich
